MANAGEMENT PROYEK (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)

Chapter 14 Manajemen Proyek

A.  Pentingnya manajemen proyek

Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu lebih banyak waktu dan uang dalam pelaksanaanya dari pada pengantisipasian atau system tidak bekerja sesuai harapan. Ketika sistem informasi tidak memenuhi harapan atau biaya terlalu banyak untuk di kembangkan, perusahaan mungkin tidak menyadari manfaat dari investasi sistem informasi mereka, dan sistem mungkin tidak dapat memecahkan masalah tersebut. Maka dari itu pengembangan sistem baru harus dilakukan secara hati-hati dan di atur sebaik-baiknya.

Akibat yang ditimbilkukan apabila pengembangan proyek sistem tidak dekelola dengan baik di antaranya :

1.       Biaya yang jauh melebihi anggaran

2.       Waktu selip yang tidak terduga

3.       Kinerja teknis kurang dari yang di harapkan

4.       Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan

Tanpa adanya pengelolaan manajemen, proyek pengembangan sistem membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan proyeknya dan dapat melebihi anggaran yang di alokasikan.

Manajemen Proyek yang Objektif

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai bisnis tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan / IT.

Manajemen proyek  mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis hasilnya. Seperti pada bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus menengani lima variabel utama: cakupan, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

Cakupan mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam suatu proyek. Manajemen proyek mendefinisikan semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dengan sukses, dan sebaiknya memastikan bahwa cakupan proyek tidak meluas melebihi kesepakatan awalnya.

Waktu adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Manajemen proyek biasanya menentukan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen utama pada suatu proyek. Setiap komponen ini kemudian akan dipecah-pecah menjadi banyak aktivitas dan tugas.

Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Biaya proyek sistem informasi juga termasuk biaya peranti keras, peranti lunak, dan lingkup kerja.

Kualitas adalah indikator seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen. Kualitas proyek sistem informasi biasanya berujung pada peningkatan kinerja, pengambilan keputusan organisasional, akurasi dan ketetapan waktu dari informasi yang dihasilkan oleh sistem baru, dan memudahkan penggunaannya.

Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek. Masalah potensial ini dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai sasaran dengan cara memperpanjang waktu dan memperbanyak biaya, menurukan kualitas hasil proyek, atau menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

B.  STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK INFORMASI

PROYEK-PROYEK SISTEM:

1.       PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK SISTEM

Setiap tingkat manajemen dalam hierarki bertanggung jawab atas aspek spesifik dari proyek sistem, dan Struktur ini membantu memprioritaskan proyek sistem yang paling penting bagi organisasi.

2.       MENGUBAH SISTEM PROYEK TERHADAP RENCANA USAHA

Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan yang terbaik nilai bisnis, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi Yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis berada Dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan Arah pengembangan sistem (tujuan rencananya), alasannya, Sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang perlu dipertimbangkan, manajemen Strategi, rencana pelaksanaan, dan anggaran.

3.       FAKTOR KESUKSESAN KRITIS

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas tentang kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa adanya Persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil Faktor keberhasilan kritis (CSFs) manajer. Jika tujuan ini bisa tercapai, Keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan Treacy, 1982).

4.       ANALISIS PORTOFOLIO

Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan sistem-Opment, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem alternatif Proyek. Analisis portofolio persediaan semua informasi organisasi Proyek sistem dan aset, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing.

5.       MODEL SKOR

Model penilaian berguna untuk memilih proyek yang memiliki banyak kriteria yang Dianggap. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian Menghitung total tertimbang.

C.  MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

jika ada sebuah  proyek sistem yang  mendukung  tujuan strategis perusahaan dan memenuhi pengguna Persyaratan informasi,tentunya perlu investasi yang baik bagi perusahaan. Nilai dari sebuah sistem perspektif keuangan biasa berkisar pada Isu pengembalian modal yang diinvestasikan. Apakah sistem informasi investasi tertentu Menghasilkan hasil yang pas untuk membenarkan biayanya?

a. BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT

                    Ada 2 biaya dan manfaat sistem yang lebih umum:

1.       Tangible benefits (manfaat berwujud) dapat diukur dan diberi nilai moneter.biaya dan manfaat sistemnya:

a.  Meningkatnya produktivitas

b. Menurunkan biaya operasional

c.  Mengurangi tenaga kerja

d. Menurunkan biaya komputer

e.  Menurunkan biaya vendor di luar

f.  Menurunkan biaya administrasi dan profesional

g. Mengurangi tingkat pertumbuhan biaya

h. Mengurangi biaya fasilitas

2.       Intangible benefits (manfaat takberwujud), seperti layanan pelanggan lebih efisien atau ditingkatkan Pengambilan keputusan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan kuantitatif Keuntungan dalam jangka panjang.biaya dan manfaat sistemnya:

a.  Peningkatan utilisasi aset

b. Peningkatan pengendalian sumber daya

c.  Peningkatan perencanaan organisasi

d. Peningkatan fleksibilitas organisasi

e.  Informasi lebih tepat waktu

f.  Peningkatan pembelajaran organisasi

g. Peningkatan goodwill karyawan

h. Meningkatnya kepuasan kerja

i.   Peningkatan pengambilan keputusan

j.   Kepuasan klien lebih tinggi

k. Citra perusahaan lebih baik

b. PENGGANGGARAN MODAL SYSTEM INFORMASI

Capital Budgeting(Model penganggaran modal) adalah salah satu Beberapa teknik untuk mengukur nilai investasi pada modal jangka panjang Proyek investasi Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran Cash inflows dan cash outflows(arus kas masuk dan keluar) dari perusahaan; Proyek modal menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi untuk informasi Proyek sistem adalah arus kas keluar langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk Perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Arus kas masuk berupa peningkatan penjualan lebih banyak produk (untuk Alasan seperti produk baru, kualitas lebih tinggi, atau pangsa pasar yang meningkat) atau Mengurangi biaya produksi dan operasi. Perbedaan antara arus kas keluar Dan arus kas masuk digunakan untuk menghitung nilai finansial suatu investasi.Begitu arus kas sudah terbentuk, beberapa metode alternatif Tersedia untuk membandingkan berbagai proyek dan memutuskan investasi.Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek TI adalah: Metode pengembalian modal, tingkat pengembalian investasi (ROI) akuntansi, present bersih Nilai, dan tingkat pengembalian internal (IRR).

c.  MODEL PENETAPAN HARGA OPSI SEBENARNYA

Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep pilihan Penilaian dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya adalah Benar, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa depan. Opsi panggilan biasa untuk Misalnya, adalah pilihan finansial di mana seseorang membeli hak (tapi bukan Kewajiban) untuk membeli aset dasar(biasanya saham) dengan harga tetap(Strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu. Contoh asumsikan bahwa pada tanggal 15 Oktober 2010, Anda bisa membeli aCall option seharga $ 14.25 yang akan memberi Anda hak untuk membeli saham P & G biasa Stok seharga $ 50 per saham pada tanggal tertentu. Opsi habis masa berlakunya, dan Opsi panggilan ini memiliki tanggal jatuh tempo di bulan Desember. Jika harga saham P & G Tidak naik di atas $ 50 per saham pada akhir Desember, Anda tidak akan melakukannya Latih opsi, dan nilai opsi akan jatuh ke nol pada pemogokan tanggal. Namun, jika harga saham biasa P & G naik $ 100 per saham Anda bisa membeli saham dengan harga strike $ 50 dan mempertahankan keuntungannya$ 50 per saham dikurangi biaya opsi. (Karena pilihannya dijual sebagai Kontrak 100-share, biaya kontrak akan menjadi 100 × $ 14,25 sebelum komisi,Atau $ 1,425, dan Anda akan membeli dan mendapatkan keuntungan dari 100 saham Procter & Gamble.) Opsi saham memungkinkan pemilik untuk mendapatkan keuntungan Dari potensi naik dari sebuah peluang sambil membatasi sisi negatifnya risiko.Kelemahan dari model ini terutama dalam memperkirakan semua kunci Variabel yang mempengaruhi nilai opsi, termasuk arus kas diantisipasi dari Underlying asset dan perubahan biaya pelaksanaan.

d.PEMBATASAN MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis suatu informasi Sistem cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi Sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi.Banyak keputusan sistem informasi investasi perusahaan tidak Cukup mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem yang baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang dipelajari pengguna Kurva untuk sistem baru memiliki produktivitas, atau manajer waktu perlu Menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaatnya, seperti lebih tepat waktu Keputusan dari sistem baru atau peningkatan pembelajaran dan keahlian karyawan,Mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).

D.  MANGELOLA RESIKO PROYEK

a.      dimensi resiko suatu project

·         Ukuran proyek

Luas nya suatu project,seperti yang diindikasikan dengan pengalokasiain dollar,luas nya pengimplementasian staff,dan seberapa besar waktu yang digunakan.dan jumlah unit dalam perrusahaan yang akan berpengaruh.semakin besarnya size of project maka semakin besar potential risk yang akan dihadapi(sekitar 50-70 percent)

·         Struktrur proyek

Suatu proyek yang sangat terstruktur,maka proyek tersebut akan mudah untuk di manage dan juga mudah untuk dipertanggung jawabkan.

·         Pengalaman dibidang teknologi

Resiko suatu proyek akan meningkat drastic apabila kemampuan team dan staff dalam mengelola tekhnologi,menganali hardware.software sangat lah lemah.

b.      perubahan manajemen dan konsep pengimplementasiannya

Untuk mengatur suatu perubahan organisasi,pengimplementasiannya dengan penganalisis perubahan agent nya,namun tidak hanya itu,namun kita harus mendifinisikan ulang configurasi,interaksi,aktivitas pekerjaan serta power relationship dari suatu organisasi.

c.       Peran dari pengguna akhir

Pengimplementasian system secara umum bermanfaat dari keterlibatan users,terdapat 2 positive result,yang pertama apabila users sanagt terlibat dalam suatu system maka mereka akan mendapat kesempatan besar untk mengelola dan mengontrol outcome. Yang kedua ketika users akan lebih active dalam pengontrollan outcome nya maka akan menghasilkan solusi yang lebih baik untuk suatu project.

d.      Dukungan mangament dan komitmen

Ketika 2 pihak dala perusahaan saling percaya satu sama lain,maka hal tersebut,hal tersebut akan baik untuk development proyek Karena pada kondisi tersebut kedua belah pihak akan saling mengakui eksistensinya,mereka akan diapresiasi dan diberi reward atas waktu yang telah mereka korbankan untuk pengimplementasiaan suatu proyek.

e.       Pengendalian factor resiko

Step yang dilakukan pada dikodisi ini adalah,kita harus mengidentifikasi nature dan juga level resiko yang menghadapi project tersebut,pengimplementasiaannya dapat dilakukan dengan cara menghandle eaxh project dan juga melakukan beberap pendekata resiko management.

f.        Mengelolah kompleksitas teknis

Sukses atau tidaknya suatu proyek bergantung pada bagaimana technical complexity dari suatu proyek dapat di handle dengan baik,project leaders membutuhkan suatu technical dan administrative yang ahli untuk mengantisipasi masalah yang akan terjadi ,system nya harus terbagun dengan baik adan suatu perusahaan harus menjaga kompleksitas dari pihak luar organisasi

g.      Alat control dan control formal

Tujuan dari penggunaan formal controlling dan juga control tool untuk mengdokumentasikan dan mengkontrol rencana proyek.

h.      Merencang untuk organisasi

Karna tujuan dari proyek baru adalah untuk meningkatkan performance,, Proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan dengan hati-hati.

i.        Design sosioteknologi

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara terpisah. Rencana desain sosial mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individual

j.        Perangkat lunak mangament proyek

Komersialiasi projer berfungsi untuk mengautomisasikan dan juga menfasilitasi project management procces,hal ini berfungsi untuk mendefine ordering task yang diperintahkan,mendirikan awal dan akhir untuk deadline tudas,dan juga memfasilitasi untuk pemmodifikasiaan tugas dan sumber daya.

k.      Pengelolaan management SIM

                                                              i.      masalah keputusan manajament

Pada tahun 2001, McDonald's Restaurants melakukan sebuah proyek bernama Innovate untuk membuat sebuah kantor pusat intranet yang terhubung dengan 30.000 restoran di 120 negara untuk memberikan informasi operasional rinci secara real time. Sistem yang baru akan, misalnya, memberi tahu seorang manajer di kantor pusat Oak Brook, Illinois, segera jika penjualan melambat di waralaba di London, atau jika suhu panggangan di restoran Rochester, Minnesota, tidak cukup panas. Idenya adalah membuat aplikasi ERP global yang menyentuh cara kerja setiap restoran McDonald's. Beberapa restoran ini berada di negara-negara yang kekurangan infrastruktur jaringan. Setelah menghabiskan lebih dari $ 1 miliar selama beberapa tahun, termasuk $ 170 juta untuk konsultan dan perencanaan pelaksanaan awal, McDonalds menghentikan proyek tersebut. Apa yang seharusnya manajemen ketahui atau lakukan sejak awal untuk mencegah hasil ini?

                                                            ii.      memperbaiki masalah managament  (using spread sheet software for capital budgeting for a new CAD system)

Proyek ini memberi Anda kesempatan untuk menggunakan perangkat lunak spreadsheet untuk menggunakan model penganggaran modal yang dibahas dalam bab ini untuk menganalisis pengembalian investasi untuk sistem CAD baru. Perusahaan Anda ingin berinvestasi dalam sistem CAD baru yang memerlukan pembelian perangkat keras, perangkat lunak, dan teknologi jaringan, serta pengeluaran untuk pemasangan, pelatihan, dan dukungan.

                                                          iii.      memperbaiki masalah managament ( using webstool for buying and finacing a home )

Proyek ini akan mengembangkan keahlian Anda menggunakan perangkat lunak berbasis Web untuk mencari rumah dan menghitung pembiayaan hipotek untuk rumah itu.

Contoh:

Gunakan situs Web Yahoo! Real Estate untuk membantu Anda dalam tugas berikut:

•         Temukan rumah di kisaran harga Anda di Denver, Colorado. Cari tahu sebanyak mungkin informasi tentang rumah, termasuk agen daftar real estat, kondisi rumah, jumlah kamar, dan distrik sekolah.

•         Temukan hipotek untuk 80 persen dari daftar harga rumah. Bandingkan harga dari setidaknya tiga situs (gunakan mesin pencari untuk menemukan situs selain Yahoo!).

•         Setelah memilih hipotek, hitunglah biaya penutupan Anda.

•         Hitung pembayaran bulanan untuk hipotek yang Anda pilih.

•        Hitung berapa besar pembayaran hipotek bulanan Anda mewakili pokok dan seberapa besar bunga, dengan asumsi Anda tidak berencana melakukan pembayaran ekstra atas hipotek.